Đừng bao giờ trì hoãn công việc
Trong cuộc điện thoại không mấy vui vẻ gần đây, một kế toán của tôi đã viện ra một trong những cái cớ mà nhiều người thường dùng để bào chữa cho việc trễ hẹn của mình, đó là: “Vấn đề này thật sự phức tạp và mất nhiều thời gian”. Nếu ngẫm nghĩ kỹ, tôi tin bạn sẽ đồng ý với tôi rằng ở khía cạnh nào đó, lời giải thích vô nghĩa này có thể tạo nên những căng thẳng không cần thiết cho cả người viện cớ và người phải chờ đợi. Tác dụng thật sự của lời giải thích này là nó khẳng định bạn sẽ tiếp tục chậm trễ và luôn cảm thấy nặng nề.
Mỗi dự án hay công việc đều chiếm của ta một khoảng thời gian nhất định. Dù trong quá trình thực hiện có những sự cố bất ngờ xảy đến mà ta không thể kiểm soát được nhưng trong hầu hết trường hợp, chúng ta vẫn có thể ước lượng được khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ, ngay cả trong tình huống xấu nhất.
Ví dụ, nhân viên kế toán của tôi hẳn phải biết rõ công việc của cô sẽ nảy sinh một vài vấn đề phức tạp nhưng cô có thể dự tính trước thời gian để giải quyết các khó khăn phát sinh đó. Bên cạnh đó, cũng như mọi người, cô có một lợi thế khác là biết chính xác thời gian phải hoàn thành công việc. Vậy thì tại sao cô lại chần chừ quá lâu mới bắt tay vào công việc? Tại sao cô viện lý do “công việc thật sự phức tạp” thay vì thừa nhận mình đã trì hoãn quá lâu? Công việc vẫn chỉ chiếm của cô một khoảng thời gian nhất định dù cô đã bắt đầu từ trước đấy một tháng hay trì hoãn lâu hơn.
Nhiều người trong chúng ta có khuynh hướng hành động tương tự cả trong công việc lẫn trong cuộc sống cá nhân. Tôi biết nhiều người hầu như lúc nào cũng muộn, từ việc đến trường đón con, đi dự lễ hay nấu nướng đãi khách. Vấn đề không nằm ở việc họ luôn trễ nải, mà nằm ở những nguyên cớ họ đặt ra: “Tôi phải đón đến ba đứa con”; “Tôi phải bắt hai tuyến xe mới đến được chỗ làm”; “Tôi khó có thể hoàn tất mọi việc trước khi ra khỏi nhà”; “Việc chuẩn bị buổi tối hóa ra phức tạp hơn tôi tưởng”...
Một lần nữa, tôi không phủ nhận rằng việc phải hoàn thành mọi nhiệm vụ là điều không hề dễ dàng – nhưng trong những ví dụ trên, hầu như chúng ta có thể nhận thức được tất cả các tình huống. Bạn biết chính xác mình phải mất bao nhiêu thời gian để đi đón các con. Bạn biết mình phải đi mấy tuyến xe, mất bao nhiêu thời gian và cũng lường trước được những lần kẹt xe nhất định. Bạn hoàn toàn nhận thức được việc chuẩn bị buổi tối đãi khách phải mất nhiều công sức cũng như việc bạn phải tốn thêm bao nhiêu thời gian để hoàn thành mọi thứ. Khi sử dụng cụm từ “tôi không có đủ thời gian”, chẳng khác gì ta đang lừa phỉnh bản thân đồng thời báo trước rằng lần tới ta cũng sẽ như vậy.
Để loại bỏ thói quen xấu này, bạn cần nghiêm túc thừa nhận rằng hầu hết trường hợp, bạn đều có đủ thời gian. Vấn đề là bạn cần phải bắt tay vào việc sớm hơn và cố gắng tìm mọi cách để bảo đảm mình sẽ không phải vội vã về sau.
Hãy nghĩ xem bạn sẽ giảm được bao nhiêu căng thẳng khi bắt tay vào công việc sớm hơn thường lệ. Thay vì nắm chặt tay lái và phi hết tốc lực đến công ty hay điểm hẹn, bạn có thể lái xe thong thả. Thay vì khiến các cô giáo khó chịu vì thường xuyên đón con muộn, bạn có thể được xem như một bậc cha mẹ mẫu mực bằng việc đến đón con đúng giờ.
Đây là một trong những bí quyết đơn giản nhất mà lại quan trọng nhất mà tôi từng đề xuất. Một khi đã hình thành cho mình thói quen bắt tay vào việc sớm hơn thường lệ, phần lớn những căng thẳng trong ngày của bạn (ít nhất những căng thẳng mà bạn có thể kiểm soát được) sẽ biến mất.