Thỉnh thoảng, hãy lờ đi chiếc điện thoại
Tôi cho rằng điện thoại là một vật dụng mang nhiều tính năng trái ngược. Một mặt, nó là phương tiện tối cần với hầu hết mọi người. Có vẻ nếu không có điện thoại, ta chẳng thể làm việc được. Nhưng mặt khác, điện thoại là vật dụng khiến ta phân tâm và căng thẳng. Có nhiều lúc, ta không làm sao rời được nó. Tuy nhiên, nếu cứ phải nghe điện thoại liên tục thì ta chẳng còn tâm trí để hoàn thành các công việc khác. Kết quả là ta sẽ cảm thấy bực bội và giận dữ với người gọi điện cho ta.
Một lần, tôi đang ở trong văn phòng của một người quản lý thì điện thoại của anh ấy reo. Anh càu nhàu: “Cái điện thoại chết tiệt này chẳng bao giờ ngừng reo cả”. Sau đó, anh bắt điện thoại và nói chuyện suốt 15 phút trong khi tôi chờ đợi. Khi gác máy, trông anh vừa mệt mỏi vừa bực bội. Điện thoại lại reo lên lần nữa, và anh lại xin lỗi để bắt máy. Sau đó, trong lúc trò chuyện với nhau, người quản lý thú nhận anh khó có thể hoàn thành được công việc khi cứ phải liên tục trả lời điện thoại. Lúc đó, tôi mới hỏi anh rằng: “Có bao giờ anh nghĩ đến việc sẽ lờ đi chiếc điện thoại trong một khoảng thời gian nào đó?”. Anh ấy nhìn tôi và thốt lên: “Ồ, sao tôi chưa bao giờ nghĩ đến nhỉ?”. Lời gợi ý đơn giản này không chỉ giúp anh ấy cảm thấy thoải mái hơn mà còn giúp anh hoàn thành công việc được tốt hơn. Giống như nhiều người, người quản lý này không cần quá nhiều thì giờ tập trung, nhưng anh cần một khoảng thời gian nhất định không bị phân tâm để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, vì anh là người làm chủ các cuộc điện thoại chứ không phải phụ thuộc vào yêu cầu của người gọi đến, nên trong một vài trường hợp, anh hoàn toàn có thể rút ngắn các cuộc gọi. Anh có thể nói với người gọi đến rằng: “Chào Joan. Lúc này tôi không thể nghe điện thoại lâu được, nhưng tôi sẽ gọi lại cho cô”.
Rõ ràng, công việc của chúng ta phụ thuộc nhiều vào điện thoại và ta phải sử dụng nó ở nhiều mức độ khác nhau. Ví dụ, nếu bạn là nhân viên lễ tân, tổng đài viên hay nhân viên bán hàng thì bí quyết này có thể không hợp với bạn. Tuy nhiên, với nhiều người khác, bí quyết này có thể xem như phao cứu sinh của họ. Chẳng hạn, ở văn phòng của tôi, nếu tôi không lờ đi, gần như cả ngày tôi sẽ dính chặt với cái điện thoại. Khi đó, tôi sẽ có rất ít thời gian để viết sách hoặc làm những công việc khác.
Bạn có thể áp dụng bí quyết này bằng nhiều cách. Về phía mình, tôi định ra một khoảng thời gian trong ngày để đặt điện thoại ở chế độ rung và chỉ nhận những cuộc gọi đã được lên lịch trước hoặc trường hợp khẩn cấp (thường là rất hiếm). Nhờ vậy mà tôi mới có thời gian tập trung vào những việc cần hoàn thành.
Trong trường hợp bạn không thể từ chối các cuộc gọi vì đó là quy định của công ty hoặc là một phần công việc của bạn, thì bạn cần sáng tạo hơn để có thể áp dụng bí quyết này. Chẳng hạn, tôi có quen với một nhân viên nữ thường ăn trưa bằng thức ăn chuẩn bị từ nhà. Cô tranh thủ làm việc ngay tại văn phòng vào giờ ăn trưa nên khi đó, cô có quyền tắt điện thoại và cài chế độ thư thoại phòng khi có người gọi đến. Vì đã làm việc vào giờ ăn trưa nên buổi chiều, cô được phép về sớm hơn. Cô cũng tắt điện thoại vào khoảng thời gian này để tập trung giải quyết những việc cần làm.
Nếu bạn làm việc tại nhà, bí quyết này sẽ dễ áp dụng hơn. Bạn chỉ cần quyết định khoảng thời gian nhất định không trả lời điện thoại, vậy là bạn có thể hoàn thành những việc cần làm. Đây không phải là bí quyết dễ sử dụng, bởi sẽ có những việc không lường trước xảy đến. Chẳng hạn, làm sao bạn có thể từ chối những cuộc gọi khẩn cấp hay các cuộc gọi riêng tư quan trọng? Tôi đã thiết lập một vài đường dây riêng dành cho gia đình, bạn bè và đồng nghiệp thân cận. Hầu hết mọi người sẽ thông cảm cho quyết định “chỉ trả lời những trường hợp gọi khẩn cấp” của bạn. Một cách khác là bạn có thể kiểm tra tin nhắn hoặc kiểm tra máy sau một khoảng thời gian nhất định. Nhờ vậy, bạn vừa lờ đi những cuộc gọi không quan trọng, vừa không bị nhỡ những cuộc gọi khẩn cấp.
Chắc chắn rằng khi mới áp dụng bí quyết này, bạn sẽ cảm thấy rất khó chịu. Tuy nhiên, hãy thử xem! Tôi tin rằng kết quả mà nó mang lại hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực của bạn. Nhờ bí quyết này, bản thân tôi đã làm việc hiệu quả gấp hai, ba lần so với trước.