5. TẬN DỤNG TƯ DUY CHIẾN LƯỢC
"Hầu hết mọi người dành thời gian lập kế hoạch cho kì nghỉ hè của mình nhiều hơn là dành thời gian lập kế hoạch cho cuộc đời mình. " - Khuyết Danh
Khi nghe thấy cụm từ "tư duy chiến lược", điều gì sẽ xuất hiện trong đầu bạn đầu tiên? Có phải tầm nhìn của những kế hoạch kinh doanh sẽ nhảy múa trong đầu? Bạn có nghĩ đến những kế hoạch marketing, những kế hoạch có khả năng xoay chuyển cả một công ty? Hay có thể bạn liên tưởng đến nền chính trị toàn cầu hoặc nhớ lại những chiến dịch quân sự như: Hannibal vượt qua dãy Alps để đánh úp quân đội La Mã, cuộc chinh phục Tây Âu của Charlemagne hoặc cuộc chiếm đóng Normandy của phe Đồng Minh. Bạn có thể nghĩ về tất cả những điều đó nhưng tư duy chiến lược không bị chế định bởi các hành động quân sự hoặc ngay cả với việc kinh doanh. Tư duy chiến lược có thể tạo nên tác động tích cực đối với bất kỳ lĩnh vực nào của cuộc sống.
LẬP KẾ HOẠCH CHO CUỘC SỐNG CỦA BẠN VÀ SỐNG THEO KẾ HOẠCH ĐÓ
Tôi đã quan sát và thấy rằng hầu hết mọi người cố gắng lập kế hoạch cho cuộc sống của họ mỗi ngày một lần. Họ thức dậy, lập ra danh sách những việc cần phải làm và bắt đầu hành động (mặc dù có những người sống không được quy củ như thế).
Một số ít người lập kế hoạch cho cuộc sống của họ mỗi tuần một lần. Họ xem kĩ lịch của mình trong tuần, kiểm tra các cuộc hẹn, mục tiêu và bắt đầu hành động. Họ thường vượt mặt hầu hết những người đồng nghiệp khác, những người lập kế hoạch mỗi ngày. Tuy nhiên, tôi còn cố gắng đưa việc lập kế hoạch tiến thêm một bước nữa.
Vào đầu mỗi tháng, tôi dành nửa ngày làm việc với lịch của mình cho 40 ngày sau đó. 40 ngày với tôi hiệu quả hơn 30 ngày. Theo cách đó, tôi có thể có trải nghiệm về một tháng mới và không cảm thấy ngạc nhiên. Tôi bắt đầu bằng việc kiểm tra kế hoạch di chuyển và lập ra kế hoạch cho những hoạt động với gia đình. Sau đó, xem xét lại những dự án, bài giảng và mục tiêu mà tôi muốn hoàn thành trong 5 đến 6 tuần. Tiếp theo tôi dành thời gian cho việc suy nghĩ, viết lách, làm việc, gặp gỡ mọi người...Tôi sắp xếp thời gian để làm những việc vui vẻ, chẳng hạn như thưởng thức một buổi biểu diễn, xem một trận bóng hoặc chơi gôn. Tôi cũng dành ra những khoảng thời gian trống để đối phó với những việc không thể lường trước. Khi làm xong, có thể đảm bảo với bạn là tôi sẽ có thể nói cho bạn gần như tất cả những việc tôi sẽ làm, từng giờ một, trong những tuần tiếp theo. Chiến lược này là lý do giải thích tại sao tôi đã đạt được nhiều thành quả.
VÌ SAO BẠN NÊN GIẢI PHÓNG SỨC MẠNH CỦA TƯ DUY CHIẾN LƯỢC?
Tư duy chiến lược giúp tôi lập kế hoạch, giúp kế hoạch trở nên hiệu quả hơn, tối ưu hóa sức mạnh của bản thân và tìm được con đường đúng đắn dẫn đến thành công ở bất kì mục tiêu nào. Đây là một vài lý do bạn nên coi nó như một công cụ cho tư duy của mình:
1. Tư duy chiến lược tối giản những khó khăn
Tiểu thuyết gia người Tây Ban Nha Miguel de Cervantes đã nói: "Người đàn ông đã được chuẩn bị là người đàn ông đã đánh thắng nửa trận đấu". Tư duy chiến lược lấy những vấn đề phức tạp và những mục tiêu dài hạn, những việc có thể rất khó để diễn đạt và xắt nhỏ chúng thành những mảnh có thể kiểm soát được. Mọi thứ trở nên đơn giản hơn nhiều khi bạn có một kế hoạch tốt!
Tư duy chiến lược cũng có thể giúp bạn quản lý những công việc hàng ngày đơn giản hơn. Tôi làm việc này bằng cách sử dụng cả hệ thống, bằng chính việc lặp đi lặp lại những chiến lược tốt. Tôi nổi tiếng trong vô số các vị linh mục và những nhà thuyết trình vì tôi có một hệ thống lưu trữ. Soạn một bài giảng hay chuẩn bị một bài thuyết trình có thể là công việc khó khăn. Nhưng công việc ấy đối với tôi lại khá dễ dàng vì tôi sử dụng hệ thống lưu trữ những câu danh ngôn, câu chuyện hoặc bài báo, mỗi khi cần một điều mới mẻ để bổ sung cho bài giảng của mình, tôi sẽ đến với 1 trong 1200 thư mục trong hệ thống của mình và tìm ra những tài liệu phù hợp. Gần như tất cả những công việc khó khăn đều có thể được đơn giản hóa bằng tư duy chiến lược.
2. Tư duy chiến lược giúp bạn đặt những câu hỏi đúng đắn
Bạn có muốn chia những vấn đề khó khăn hoặc rắc rối ra thành nhiều mảnh nhỏ? Hãy tự đặt câu hỏi. Tư duy chiến lược chỉ đường cho bạn trong quá trình tìm câu trả lời cho câu hỏi đó. Hãy xem xét những câu hỏi sau đây mà người bạn của tôi, Bob Biehl, tác giả của cuốn Masterplanning (Lập kế hoạch tổng thể) đã vạch ra:
• Chỉ dẫn: Chúng ta nên làm gì tiếp theo? Tại sao?
• Sắp xếp: Ai có trách nhiệm về việc gì? Ai có trách nhiệm với ai? Chúng ta có những người thích hợp ở những vị trí thích hợp không?
• Chi phí: Những chi phí và lợi tức đã được dự đoán trước là gì? Chúng ta có đủ điều kiện để chi trả chúng không? Bằng cách nào?
• Định hướng: Chúng ta có đang đi đúng hướng không?
• Đánh giá sơ bộ: Chúng ta có đang đạt được chất lượng và mục tiêu đề ra không?
• Sự cải tiến: Làm thế nào để việc làm của chúng ta có thể trở nên hiệu quả hơn và năng suất hơn (tiến tới lý tưởng)?
Đó có thể không phải là những câu hỏi duy nhất bạn cần đặt ra để bắt đầu hình thành một kế hoạch có tính chiến lược cao, nhưng chúng đảm bảo một sự khởi đầu tốt đẹp.
3. Tư duy chiến lược thúc đẩy sự cá nhân hóa
Danh tướng George S. Patton cho rằng: "Những vị tướng thành công lập ra kế hoạch để ứng phó với nghịch cảnh, nhưng không cố gắng tạo ra những nghịch cảnh để phù hợp với kế hoạch".
Tư duy của những chiến lược gia có tính chính xác rất cao. Họ cố gắng ghép chiến lược với một vấn đề tương thích, vì một chiến lược nào đó không thể phù hợp với mọi kích cỡ. Tư duy lào phào, chung chung là kể thù của thành công. Ý muốn được cá nhân hóa trong tư duy chiến lược kích thích mọi người vượt lên trên những ý tưởng rời rạc và tham gia theo nhiều cách khác nhau để theo đuổi một vấn đề hay một nhiệm vụ nào đó. Nó làm cho đầu óc chúng ta sắc bén hơn.
4. Tư duy chiến lược giúp bạn chuẩn bị ngày hôm nay cho một ngày mai khó định trước
Tư duy chiến lược là cây cầu nối nơi bạn đang đứng với nơi bạn muốn đến. Nó giúp bạn định hướng và tin tưởng vào ngày hôm nay để tăng khả năng thành công cho ngày mai. Nó như, Mary Webb nói, thắng yên cho ước mơ của bạn trước khi cưỡi lên nó và phóng đi.
5. Tư duy chiến lược giảm thiểu sự sai số
Mỗi khi bạn hành động vội vàng, không suy nghĩ khả năng sai số sẽ xảy ra. Việc này giống như một người chơi gôn đánh quà bóng gôn trước khi dóng hàng. Sai một li, đi một dặm, chỉ cần đánh chệch quả bóng một vài độ cũng đủ để làm nó bay xa hàng trăm mét khỏi mục tiêu. Tư duy chiến lược giảm thiểu đáng kể được sai số này. Nó dóng những hành động của bạn thẳng hàng với những mục tiêu bạn đề ra, giống như việc dóng hàng một quả bóng trong chơi gôn để giúp quả bóng đến gần với lỗ hơn. Hướng đi càng thẳng hàng với mục tiêu thì bạn càng có khả năng đi đúng hướng nhiều hơn.
6. Tư duy chiến lược giúp bạn có được ảnh hưởng đến người khác
Một nhà lãnh đạo tâm sự với người bạn: "Chúng tôi có hai kế hoạch: kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch dài hạn. Kế hoạch ngắn hạn là trụ vững để có đủ thời gian cho kế hoạch dài hạn của mình". Đó không phải là một cuộc chiến, nhưng lại là một tình huống mà rất nhiều nhà lãnh đạo gặp phải. Sẽ có nhiều vấn đề nảy sinh nếu bạn không màng tới tư duy chiến lược theo cách đó. Bạn không chỉ thất bại trong việc kinh doanh mà bạn còn mất tín nhiệm từ những người tham gia vào việc kinh doanh đó.
Người nào có kế hoạch, người đó có sức mạnh, không quan trọng hoạt động mà họ tham gia vào. Mọi nhân viên đều muốn theo chân nhà lãnh đạo có chiến lược kinh doanh tốt. Tình nguyện viên muốn làm việc với một mục sư có kế hoạch tôn giáo tốt. Trẻ em muốn ở bên người lớn khi họ có kế hoạch nghỉ hè cẩn thận. Nếu bạn có tư duy chiến lược, mọi người sẽ nghe theo bạn và họ sẽ muốn phục tùng bạn. Nếu bạn là một người lãnh đạo của một tổ chức thì tư duy chiến lược lại càng cần thiết.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ GIẢI PHÓNG SỨC MẠNH CỦA TƯ DUY CHIẾN LƯỢC?
Để trở thành một chiến lược gia tốt cũng như để tạo ra và thực hiện những kế hoạch giúp đạt được mục tiêu mong muốn, bạn hãy ghi nhớ những chỉ dẫn sau đây:
1. Chia nhỏ vấn đề
Bước đầu tiên trong tư duy chiến lược là chia nhỏ một vấn đề thành nhiều phần nhỏ hơn, dễ kiểm soát hơn để bạn có thể tập trung vào chúng một cách hiệu quả hơn. Henry Ford đã làm sáng tỏ điều này khi ông phát minh ra dây chuyền sản xuất và đó là lý do tại sao ông nói: "Không việc gì là quá khó nếu bạn chia nó ra thành nhiều việc nhỏ".
Chia nhỏ vấn đề theo cách nào là tùy thuộc vào bạn, có thể dựa vào chức năng, nhiệm vụ, mục đích mà vấn đề đặt ra hay bằng nhiều cách khác. Điểm then chốt là bạn phải phân tách nó ra. Chỉ một người trên một triệu người có thể giải quyết tất cả mọi thứ một cách khéo léo, tinh tế trong đầu mình và tư duy một cách chiến lược để tạo nên một kế hoạch vững chãi, khả thi.
2. Hỏi "tại sao" trước khi hỏi "làm thế nào"
Hầu hết mọi người khi bắt đầu sử dụng tư duy chiến lược để giải quyết vấn đề hay lập kế hoạch thường hay vấp phải sai lầm là vội vã tìm hiểu làm thế nào để đạt được điều đó. Thay vì hỏi làm thế nào hãy hỏi tại sao trước. Nếu tiến ngay đến bước giải quyết vấn đề thì làm thế nào để bạn có thể biết tất cả mọi vấn đề?
Eugene G. Grace nói: "Hàng ngàn kiến trúc sư có thể xây cầu, tính toán sức căng và áp lực, cũng như phác ra những bản vẽ máy móc tinh vi trước khi chế tạo chúng. Tuy nhiên, những kiến trúc sư tài ba là những người có thể nói cây cầu này hay máy móc này có nên được chế tạo hay không, nơi chế tạo và thời điểm chế tạo. Câu hỏi tại sao giúp bạn nghĩ về tất cả lý do cho những quyết định". Nó giúp bạn mở mang đầu óc của mình với những khả năng và cơ hội. Tầm vóc của một cơ hội thường hay quyết định lượng tài nguyên và công sức mà bạn phải đầu tư. Những cơ hội lớn cho phép những ý tưởng lớn được tung hoành. Nếu bạn tiến ngay vào bước làm thế nào, bạn sẽ bỏ lỡ điều này.
3. Xác định những vấn đề và mục tiêu thật sự
William Feather, tác giả của cuốn The Business of Life (Công việc của cuộc đời) nói: "Trước khi nó được giải quyết, một vấn đề phải được định rõ". Quá nhiều người nhảy ngay đến bước giải quyết mà không định rõ vấn đề, cuối cùng họ đã nhận ra mình giải quyết sai vấn đề. Để tránh việc này, hỏi những câu hỏi gợi mở để lộ ra vấn đề thật sự cần giải quyết sẽ thách thức tất cả những ngộ nhận của bạn. Cần thu thập thông tin kể cả khi bạn nghĩ bạn đã xác định được vấn đề. (Bạn vẫn có thể phải hành động với dữ liệu không đầy đủ, nhưng chắc chắn bạn không muốn kết luận trước khi có đủ thông tin để bắt đầu lượng tài nguyên và công sức mà bạn phải đầu tư. Những cơ hội lớn cho phép những ý tưởng lớn được tung hoành. Nếu bạn tiến ngay vào bước làm thế nào, bạn sẽ bỏ lỡ điều này.
xác định vấn đề thật sự). Bắt đầu bằng việc bạn hỏi: "Còn gì khác có thể là vấn đề thật sự?" Bạn cũng nên loại bỏ những ý kiến chủ quan có tính cá nhân. Hơn tất cả mọi thứ khác, chúng có thể phủ bóng đen lên phán quyết của bạn. Khám phá ra tình huống thật và mục tiêu hướng tới là phần chủ yếu của "cuộc chiến". Một khi vấn đề thật đã được xác định, những cách giải quyết thường rất đơn giản.
4. Kiểm tra lại tài nguyên của bạn
Tôi đã nói về tầm quan trọng của việc biết rõ về tài nguyên của mình, nhưng cần phải nhắc lại một lần nữa: Một chiến lược mà không để ý đến tài nguyên chắc chắn sẽ gặp thất bại. Hãy làm một cuộc kiểm kê: Bạn có bao nhiêu thời gian? Bao nhiều tiền? Những vật liệu và đồ dùng cần thiết là gì? Bạn còn cần gì nữa? Trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý cần phải có là gì? Những cá nhân nào trong nhóm có thể ảnh hưởng mạnh đến cả nhóm? Bạn biết gì về tổ chức và cổng việc của mình? Hãy tìm ra những tài nguyên bạn cần phải có để thực hiện kế hoạch của mình.
5. Phát triển kế hoạch của bạn
Cách tiếp cận quá trình lập kế hoạch dựa rất nhiều vào khả năng của bạn và độ lớn của thử thách mà bạn sắp phải vượt qua, nên rất khó để có thể nói một cách cụ thể về vấn đề này. Mặc dù vậy, bất kể khi nào lập kế hoạch, bạn hãy làm theo lời khuyên sau đây: bắt đầu với những gì rõ ràng nhất. Khi bạn giải quyết một vấn đề hay lập một kế hoạch theo cách này, có thể bạn sẽ mang lại sự đồng tâm nhất trí cho cả nhóm vì tất cả mọi người đều có thể thấy được những gì bạn chỉ ra. Đó là những yếu tố rõ ràng để xây một pháo đài tư duy vững chãi và thúc đẩy sự sáng tạo cũng như chiều sâu sáng tạo. Cách tốt nhất để giải quyết sự phức tạp là bắt đẩu bằng những gì đơn giản nhất.
6. Đặt đúng người đúng chỗ
Việc cho phép cả nhóm tham gia vào tư duy chiến lược của bạn là hoàn toàn cần thiết. Trước khi có thể thực hiện kế hoạch của mình, phải chắc chắn rằng bạn có những người thích hợp ở những vị trí phù hợp. Kể cả khi có tư duy chiến lược tốt cũng không thể giúp bạn thành công nếu bạn không để ý đến những người "cùng hội cùng thuyền" với mình. Hãy xem vấn đề gì sẽ xảy ra nếu bạn tính toán sai:
• Nhân lực không phù hợp: Gặp phải vấn đề thay vì triển vọng.
• Vị trí không phù hợp: Gặp phải sự bối rối thay vì sự tin tưởng.
• Kế hoạch không phù hợp: Gặp phải đau buồn thay vì sự phát triển.
Vì vậy, mọi thứ sẽ ăn khớp với nhau khi bạn kết hợp đủ cả ba yếu tố: nhân lực phù hợp, vị trí phù hợp và kế hoạch phù hợp.
7. Lặp lại liên tục quá trình này
Người bạn của tôi, Olan Hendrix, nói: "Tư duy chiến lược giống như việc tắm vào buổi sáng, bạn phải thực hiện nó thường xuyên". Nếu bạn tùy tiện giải quyết một vấn đề quan trọng, tất cả những gì bạn nhận được sẽ chỉ là sự thất vọng. Những việc nhỏ có thể được thực hiện dễ dàng bằng hệ thống việc làm và kỷ luật cá nhân. Nhưng những vấn đề lớn lại cần thời gian tư duy chiến lược. Những gì Thane Yost nói hoàn toàn đúng: "Ý chí chiến thắng của bạn là vô nghĩa nếu bạn không có ý chí chuẩn bị". Nếu bạn muốn trở thành một chiến lược gia hiệu quả, trước hết bạn phải trở thành một chiến lược gia trường kì.
Khi đang viết chương này, tình cờ tôi đọc được một bài báo ở một tờ báo địa phương nói về việc ăn mừng ngày Lễ Vượt Qua của người Do Thái. Bài báo chỉ ra cách làm thế nào để hàng triệu người Do Thái ở Mỹ có thể gọi món Seder bằng việc sử dụng cuốn sách nhỏ của công ty Cà phê nhà Maxwell. Trong hơn 70 năm trở lại đây, họ đã liên tục xuất bản những cuốn sách nhỏ này, đặt tên là Haggada và trong những năm đó, họ đã phát hành được hơn 40 triệu bản.
"Tôi đã sử dụng chúng suốt cuộc đời". Regina Witt, một phụ nữ đang bước vào tuổi ngũ tuần nói. Mẹ cô, một người đã gần 90 tuổi, cũng nói vậy: "Đó là truyền thống của chúng tôi và sẽ rất kì nếu chúng tôi không dùng chúng nữa".
Vậy làm thế nào mà nhà Maxwell lại có ý tưởng phát những cuốn sách nhỏ này? Đó là kết quả của tư duy chiến lược. 80 năm trước, nhân viên tiếp thị Joseph Jacobs khuyên công ty nên bán cà phê trong dịp Lễ Vượt Qua nếu sản phẩm của họ được giáo sĩ Do Thái chứng nhận Kosher. (Từ năm 1923, cà phê của nhà Maxwell đã được chứng nhận Kosher cho Lễ Vượt Qua.) Và sau đó Jacobs cho rằng nếu công ty phát những cuốn sách Haggada nhỏ, họ có thể tăng lợi nhuận. Do đó, họ đã viết ra những cuốn sách Haggada và bán cà phê trong ngày Lễ Vượt Qua từ đó đến nay. Đó là những gì có thể xảy ra khi bạn biết giải phóng tiềm năng của tư duy chiến lược.
CÂU HỎI SUY LUẬN
Tôi có đang sử dụng những kế hoạch mang tính chiến lược để hoạch định cho ngày hôm nay và gia tăng tiềm năng cho ngày mai?